Organiser une campagne en milieu de travail

Réussir votre campagne en 7 étapes


Étape 1 : Informez-vous

Rencontrez le directeur de campagne de l’an dernier, s’il y a lieu. Conseils et astuces à échanger! 

Contactez votre représentant délégué ou votre coordonnateur. Ils connaissent les meilleures pratiques et peuvent vous offrir soutien et conseils à toutes les étapes de votre campagne. 

Participez à une formation donnée par Centraide aux directeurs de campagne auprès des employés. Découvrez les pratiques les plus efficaces pour réussir votre campagne et échangez des idées avec d’autres directeurs.

Étape 2 : Planifiez

Prenez connaissance du bilan de la campagne précédente. Quel a été le résultat? L’organisation était-elle au point? Quels aspects peuvent être améliorés?

Fixez votre objectif de campagne. Il doit être réaliste et réalisable. Basé sur l’analyse des résultats de la dernière campagne, votre objectif devrait inclure un volet monétaire et un volet de participation globale et par déduction à la source (DAS). Des stratégies de campagne adaptées vous permettront d’atteindre de nouveaux sommets.

Établissez votre échéancier. La campagne doit être courte tout en tenant compte des priorités de votre organisation et du temps que vous pouvez y consacrer.

Étape 3 : Entourez-vous 

Obtenez l’appui de votre dirigeant. 

Il montrera l’exemple… 

  • en signant une lettre d’appui à la campagne ;
  • en autorisant la déduction à la source (DAS) ;
  • en sollicitant les membres de la direction pour un don Leader (1 000 $ et plus). Ils participeront du même coup au Défi des Leaders ;
  • en faisant un don d'entreprise proportionnel au don total des employés (par exemple : 1 $ donné par les employés = 1 $ donné par l’employeur) ;
  • en participant activement aux activités de la campagne.

Obtenez l’appui du syndicat, s’il y a lieu. C’est un groupe d’influence important et un atout dans votre campagne. 

Formez un comité organisateur. Faites du recrutement stratégique. Tous les services et divisions de l’organisation doivent être représentés dans un savant mélange d’expérience et de compétences diversifiées.

Formez un comité de solliciteurs. Ratio suggéré : 1 solliciteur pour 20 personnes. Le solliciteur devrait rencontrer des personnes de son service ou groupe de travail afin de faciliter l’approche. 

Rencontrez le directeur de campagne Leader. Si une campagne Leader est organisée, travaillez de concert avec son directeur.

4. Sensibilisez vos collègues

Informez vos collègues. 

Les donateurs veulent savoir à qui et pourquoi ils donnent leur argent.

  • Invitez le porte-parole d’un organisme. Son témoignage sera concret, touchant et émouvant. 
  • Présentez les vidéos de Centraide disponibles sur notre chaîne YouTube.
  • Envoyez par courriel des capsules d’information sur les besoins sociaux du Grand Montréal et les réponses proposées par Centraide. 
  • Faites connaître les organismes communautaires situés dans le quartier de votre entreprise grâce au Répertoire des organismes et des projets. En entrant leur code postal, les donateurs auront une idée concrète de l’impact de leur don dans la communauté. 

Soyez visible. Utilisez les affiches, bannières et courriels pour promouvoir votre campagne! Une activité spéciale gratuite peut donner du punch à votre campagne.

Médias sociaux. Suivez-nous sur Facebook et Twitter et partagez vos succès de campagne sur les médias sociaux.

Étape 5 : Structurez la sollicitation

Personnalisez les cartes de souscription. Revenu Canada exige que Centraide inscrive l’adresse personnelle du donateur sur les reçus qu’il remet. Indiquez les coordonnées de l’employé dans l’espace prévu à cet effet.

Élaborez des stratégies pour chaque groupe de donateurs potentiels. Les jeunes, les retraités, la direction, les Leaders, les nouveaux employés… À chacun son style de sollicitation! 

Donnez de la formation aux solliciteurs. C’est l’occasion pour eux d’échanger, de se familiariser avec Centraide et d’obtenir le matériel de sollicitation. Vous pouvez inviter un porte-parole d’organisme. Votre représentant délégué peut vous aider à animer cette rencontre.

Assurez-vous que chaque employé est rencontré personnellement. 

Les solliciteurs… 

  • font part des appuis recueillis, comme ceux des dirigeants et du syndicat ;
  • présentent les objectifs de la campagne et demandent clairement à la personne de contribuer ;
  • font la promotion du don par déduction à la source (DAS) ;
  • utilisent la carte de souscription et présentent les suggestions de dons, les capsules de sensibilisation et le coût net du don 
  • après impôt ;
  • conviennent d’une date de suivi pour récupérer la carte de souscription ;
  • remercient la personne.

Surveillez régulièrement vos résultats. Faites une relance si nécessaire.

Étape 6 : Remerciez

Remerciez chaleureusement les donateurs. Votre campagne n’est pas terminée tant que vous n’avez pas remercié tous ceux qui y ont contribué. 

Reconnaissez le travail de ceux qui vous ont aidé. Ils méritent un mot ou une pensée pour souligner leurs efforts!

Étape 7 : Fermez les livres

Communiquez vos résultats à Centraide. À cette étape, demandez l’aide de votre représentant délégué. Remplissez le rapport du directeur de campagne auprès des employés et les enveloppes-réponses des contributions. 

Assurez la continuité de votre campagne. Réalisez un bilan que vous transmettrez au prochain directeur de campagne. 

Posez votre candidature à un prix Solidaires aux entreprises et aux organisations. Remis chaque année par Centraide, ces prix reconnaissent les campagnes exceptionnelles. Consultez ce lien à la fin de votre campagne en milieu de travail pour en savoir davantage sur les prix Solidaires et pour poser votre candidature.

Centraide a créé différents guides complémentaires :
  • le Guide du directeur de campagne Leader (DCL) ; 
  • le guide Organiser des événements spéciaux ;
  • la fiche Informations techniques, qui donne des réponses aux questions sur le traitement des dons et la remise des reçus fiscaux ; 
  • et le Guide du solliciteur en milieu de travail, qui présente les meilleures pratiques de sollicitation. 

Consultez-les ou téléchargez-les depuis notre site intranet.

Merci de votre collaboration et bonne campagne!

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