Groupe bureau – poste permanent
Centraide du Grand Montréal est un organisme philanthropique qui soutient plus de 375 organismes et projets communautaires à Laval, à Montréal et sur la Rive-Sud. En vous joignant à notre équipe, vous plongez dans un environnement riche et stimulant au sein duquel les valeurs comme le dépassement, le respect, la collaboration, l’intégrité et la solidarité ont priorité.
Relevant de la direction adjointe, Grands donateurs et dons individuels, la personne titulaire du poste accompagne et soutient les conseillers qui lui sont attitrés. À ce titre, elle établit des modes de collaboration et de communication proactives avec eux et les autres intervenants (direction, bénévoles, donateurs, autres professionnels, adjoints, techniciens). Elle s’assure de la production des documents selon les normes graphiques de l’entreprise avec qualité et efficience.
TÂCHES ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES
Soutien aux conseillers
- Assiste les conseillers désignés dans leurs relations avec les bénévoles, les donateurs et le personnel de Centraide. Aide à préparer les rencontres ainsi que la documentation générale reliée aux différents dossiers et en assure le suivi lorsque requis.
- Répond aux demandes administratives et aux besoins divers des bénévoles pour appuyer le conseiller dans son rôle.
- Effectue les travaux reliés à la préparation de dossiers, de visites, d’analyses, de rapports, de tableaux, de listes, de statistiques ou d’autres documents pour appuyer le conseiller dans son rôle et assure une mise en page de qualité.
- S’assure de la bonne planification des rencontres. Voit à ce que les informations et la documentation requises pour les visites avec les bénévoles soient prêtes à temps.
Administration
- Effectue l’ensemble général du travail de secrétariat et tient à jour l’agenda électronique des conseillers assignés.
- S’assure de l’intégrité des données dont il est le responsable en effectuant les entrées de données qualitatives et quantitatives, les corrections, les recherches, les mises à jour des données concernant l’ensemble des activités des Grands donateurs; extrait des informations de la base de données, fait les suivis nécessaires sur la saisie des dons.
- Produit et assemble les documents et rapports requis à chaque étape du processus de réalisation de la campagne et s’assure du respect des échéanciers concernant les différents livrables.
- Classe et tient à jour les dossiers, fiches, documents, correspondance interne et externe.
- Fait l’impression, l’assemblage et la distribution de différents documents. Fait parvenir et/ou reçoit les messages de la messagerie électronique, etc.
- Aide à la préparation et à la convocation de différents comités et réunions, prépare les salles de réunion ainsi que le matériel nécessaire. À l’occasion, est appelé à assister aux réunions et à rédiger les comptes rendus.
Accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou inférieur, lorsque requis.
La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s’agit pas d’une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d’être effectuées par le titulaire de ce poste.
Le titre du poste affiché peut différer de celui mentionné dans le titre du poste à l’interne, afin de faciliter la recherche d’emploi en utilisant un intitulé plus couramment reconnu sur le marché.
COMPÉTENCES REQUISES
Scolarité:
- Diplôme d’études collégiales en technique de bureau ou l’équivalent.
Expérience:
- Deux (2) ans ou plus dans des fonctions de secrétariat
Autres:
- Bonne connaissance du français et de l’anglais écrit et parlé : contacts avec des partenaires externes anglophones
- Très bonne connaissance des logiciels de la suite MS Office
- Très bonne habilité dans l’utilisation d’un CRM et d’outils de génération de rapports d’activité; connaissance de Salesforce et Power BI un atout
- Grande minutie et attention aux détails dans le travail fourni
- Excellentes compétences organisationnelles et capacité à établir des priorités
- Bonne capacité de rédaction
- Aptitudes au travail d’équipe
- Bon jugement, capacité à faire face à l’ambiguïté et à évoluer dans un contexte complexe.
- Sens des responsabilités et efficacité
- Grande autonomie et bonne réaction face à la pression
- Intégrité et éthique professionnelle
Ce que nous offrons
À Centraide, l’humain est au cœur de nos priorités. Voici quelques avantages à travailler parmi nous :
- Mode de travail hybride (présentiel et télétravail);
- Horaire flexible de 35 heures;
- Horaire réduit l’été;
- Équipe dynamique et bienveillante;
- Conciliation travail/famille valorisée;
- Possibilité d’évolution de carrière;
- Remboursement d’activité de formation et de perfectionnement;
- Télémédecine et programme d’aide aux employés;
- Assurances collectives;
- Régime de retraite.
(Très) en faveur de la diversité
Centraide applique un programme d’accès à l’égalité pour des groupes susceptibles de vivre de la discrimination en emploi c’est à dire les membres de minorités visibles et ethniques, les personnes en situation de handicap, les Autochtones et les femmes.
Les personnes intéressées à postuler pour cet emploi doivent présenter leur candidature avant le 26 novembre 2024 inclusivement :
Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais nous communiquerons qu’avec celles retenues pour un processus de sélection.