Carrières

Offre d'emploi : Adjoint(e), Développement social
Emplacement de l'emploi : Montréal
Type de poste : Personnel de bureau

Poste

Armée d’audace, l’équipe de Centraide du Grand Montréal lutte contre la pauvreté et l’exclusion sociale depuis près de 50 ans. Nous saisissons chaque opportunité et misons sur des projets innovateurs qui contribueront au mieux-être de notre communauté maintenant et pour les générations à venir. C’est en étant proactif et faisant preuve d’agilité qu’année après année, nos équipes répondent stratégiquement aux besoins précis des quartiers du Grand Montréal afin d’offrir à tout un chacun une chance égale de réussir. En s’engageant en tant qu’individus au sein de cette grande communauté stimulante, nous choisissons de plonger dans un environnement constructif où la diversité, l’apprentissage et l’ouverture aux changements sont plus que bienvenus.

 

Sommaire de la fonction

Relevant de la directrice adjointe du service, le/la titulaire exécute les tâches de secrétariat pour les professionnels qui lui sont assignés. À ce titre, assiste les professionnels dans leurs relations avec les bénévoles et les organismes. S’assure de la production des documents selon les normes graphiques, de qualité et d’efficience. Effectue la mise à jour des dossiers informatiques et physiques; transmet, lorsque requis, des informations aux bénévoles et au public. Contribue à la gestion du calendrier et des suivis à réaliser. La distribution et la supervision du travail sont faites par le ou les professionnel(s) concerné(s).

 

Sommaire des responsabilités

Soutien

  • Exécute des tâches générales de secrétariat; effectue les entrées de données, les corrections, les recherches, les mises à jour des données concernant l’ensemble des activités du processus d’allocations. S’assure de la qualité et la fiabilité de l’entrée et de la mise à jour des données à saisir.
  • S’assure du respect des échéanciers concernant les différents livrables à produire dans le cadre du processus d’évaluation et d’allocation (rapports, recommandations, lettres aux organismes, etc.).
  • Effectue les travaux de transcription reliés à la préparation de dossiers, d’analyses, de rapports, de tableaux, de listes, de statistiques ou d’autres documents, et ce, à partir de notes manuscrites ou autres. Assure une mise en page convenable des documents et opère les logiciels Word, Excel et PowerPoint.
  • Tient à jour l’agenda électronique selon le mode de fonctionnement convenu avec les conseillers attitrés. Contribue à la gestion du calendrier et des suivis à réaliser.
  • Aide à la préparation et à la convocation de différents comités et réunions; prépare les salles de réunion ainsi que le matériel nécessaire. À l’occasion, est appelé(e) à assister aux réunions et rédiger les comptes rendus.
  • Fait les photocopies, l’assemblage et la distribution de différents documents; fait parvenir et/ou reçoit les messages au moyen d’un télécopieur et de la messagerie électronique, etc.
  • Ouvre et distribue le courrier; classe et tient à jour les dossiers, fiches, documents, correspondance interne et externe, etc.; enregistre tout rapport qui exige une réponse et rappelle aux personnes concernées leurs échéances.

 

Administration

  • Produit et expédie divers rapports dans le cadre du processus d’allocations.
  • Classe et tient à jour les dossiers, fiches, documents, correspondance interne et externe, etc.

 

Communication

  • Reçoit, filtre et achemine les appels téléphoniques, reçoit les visiteurs, bénévoles ou autres, transmet les informations d’usage.
  • Assiste le professionnel dans ses relations avec les bénévoles, les organismes et le personnel de Centraide. Aide à préparer les rencontres ainsi que la documentation générale reliée aux différents dossiers; en assure le suivi tel qu’applicable.
  • Fait la réception au besoin.

 

Compétences recherchées

Scolarité : 

  • Diplôme d’études collégiales en technique de bureau ou l’équivalent.

 

Expérience : 

  • Deux (2) ans ou plus dans des fonctions de secrétariat.

 

Autres : 

  • Excellente connaissance de la grammaire française
  • Grande habileté à planifier et à organiser le travail
  • Attentionné, avec le souci du travail bien fait (rigueur) et dans le respect des échéanciers
  • Attitude proactive, fait preuve d’initiative autant dans ses relations qu’en regard des mandats qui lui sont confiés
  • Capacité de communiquer avec tact, bienveillance et courtoisie
  • Capacité de travailler en équipe
  • Efficacité et capacité à s’adapter au changement
  • Très bonne connaissance des logiciels de Microsoft Office (Word, Excel, Power Point, Outlook, etc.) et bonne habileté dans l’utilisation de divers outils informatiques (ex. bases de données).
  • Bonne connaissance de la langue anglaise.

 

Les personnes intéressées à postuler pour cet emploi permanent doivent présenter leur candidature au Service des ressources humaines avant le 14 juin 2019.

 

Centraide du Grand Montréal

Service des ressources humaines

493, rue Sherbrooke Ouest

Montréal (Québec)  H3A 1B6

Téléc. : 514-350-7282

rh@centraide-mtl.org

 

Seules les personnes retenues pour une entrevue recevront une réponse.

 

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